Si tienes una empresa, grande o pequeña, seguro que te has dado cuenta de lo caro que está absoltuamente todo. Los precios suben y suben, pero lo que nosotros ganamos con nuestro esfuerzo parece no estar al mismo nivel que lo que tenemos que gastar.
Sin duda, los ingresos no siempre crecen al mismo ritmo. Por eso, si queremos mantenernos a flote y, mejor aún, ser rentables, tenemos que encontrar formas de reducir gastos sin comprometer la calidad o la eficiencia.
Yo he pasado por esto y sé lo que es mirar los números a fin de mes y pensar: «¿Dónde se ha ido todo el dinero?» Así que me puse manos a la obra para encontrar trucos reales, prácticos y, sobre todo, poco convencionales para ahorrar en mi empresa.
No, no intenté recortar en lo esencial, sino que existe una forma de gastar menos y de aprovechar cada euro al máximo. Aquí te dejo una lista. No son las típicas recomendaciones de «apaga las luces cuando salgas» o «compra al por mayor», son ideas que de verdad marcan la diferencia.
Diez ideas poco convencionales para ahorrar en tu empresa
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Negócialo todo, hasta lo que crees que no se puede negociar
Una de las mejores formas de ahorrar es no aceptar los precios tal como vienen.
Todo, absolutamente todo, se puede negociar. Desde el alquiler de la oficina hasta el internet, pasando por los suministros de la oficina o los servicios que contratas. Muchas veces damos por hecho que los precios son fijos, pero no: no lo son.
Yo aprendí esto cuando llamé a mi proveedor de internet y les dije que estaba buscando opciones más económicas. ¿Sabes lo que pasó? Que me ofrecieron un descuento inmediato sin preguntas, y todo porque no querían que me fuese. Luego hice lo mismo con otros servicios, desde la gestoría hasta los proveedores de material. En muchos casos, si muestras interés en irte con la competencia, te hacen una oferta mejor para retenerte.
El truco aquí es preguntar. Lo peor que puede pasar es que te digan que no, pero en muchos casos conseguirás un descuento o condiciones más favorables.
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Reduce los días de oficina presencial
Si el tipo de negocio que trabajas te lo permite, reducir los días de oficina presencial puede significar un ahorro tremendo. No solo vas a reducir el consumo de electricidad y de agua, sino que podrás optar por un espacio más pequeño y barato si no necesitas tantos puestos de trabajo al mismo tiempo.
En mi caso, probamos con un modelo híbrido donde solo íbamos a la oficina dos veces por semana. El resultado: menos gastos de alquiler, menos necesidad de comprar café y snacks para la oficina, y empleados más contentos por ahorrar en transporte.
Si no quieres prescindir del espacio físico, otra opción es compartir oficina con otra empresa. Hay muchas que tienen espacios de sobra y están dispuestas a alquilarlos a un precio más bajo que el de un coworking.
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Aprovecha el renting textil
El renting textil es algo que muchas empresas no consideran, pero puede ser un gran ahorro. Gracias a Clat Gestion de Ropa Laboral, quienes ofrecen servicios de lavado de ropa de trabajo y renting textil para un amplio abanico de sectores industriales, fue como descubrí esta ventaja, porque ellos me explicaron que, si necesitas uniformes, toallas, manteles o cualquier otro tipo de textil, en lugar de comprarlos y encargarte de su mantenimiento, ¡puedes alquilarlos!
Yo lo probé en mi empresa y me sorprendió lo bien que funciona. No solo te ahorras la inversión inicial, sino que también eliminas los costes de lavado, mantenimiento y reemplazo cuando se desgastan. Además, al ser un servicio externo, puedes adaptarlo a tus necesidades sin tener que comprar más de lo que realmente usas.
Es una opción muy útil para restaurantes, hoteles y empresas que necesitan ropa de trabajo especializada. Y lo mejor es que muchos proveedores ofrecen opciones ecológicas y sostenibles.
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Pásate al software libre (o busca alternativas más baratas)
Las suscripciones a software pueden parecer pequeñas al principio, pero cuando las sumas, te das cuenta de que es una cantidad importante. Yo revisé todas las herramientas que usábamos y busqué opciones gratuitas o más económicas.
Por ejemplo, en lugar de pagar por Microsoft Office, nos pasamos a LibreOffice. En vez de Photoshop, usamos GIMP. Y en lugar de Slack, probamos Discord y nos fue genial.
Hay muchísimas alternativas gratuitas o de bajo precio que pueden hacer lo mismo sin afectar la productividad.
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Contrata trabajadores puntuales para tareas específicas, en lugar de contratar empleados
No siempre es necesario contar con alguien a tiempo completo para todas las tareas. Nosotros optamos por externalizar trabajos puntuales a freelancers y nos ha funcionado de maravilla.
Diseño gráfico, redacción, contabilidad, atención al cliente… Hay muchas áreas en las que puedes contratar por proyecto sin comprometerte a largo plazo. Además, plataformas como Upwork, Fiverr o Workana te facilitarán encontrar profesionales capacitados para cualquier tarea.
Por si fuera poco, esto permite acceder a talento especializado sin pagar un salario mensual fijo: solo pagas por lo que realmente necesitas. Así, hemos logrado reducir costes sin sacrificar calidad y tener más flexibilidad en la gestión del negocio.
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Vende o intercambia lo que no usas
Seguro que en tu empresa hay cosas acumulando polvo: muebles, equipos electrónicos, material de oficina… En lugar de dejarlos ocupar espacio, véndelos o intercámbialos por algo que realmente necesites.
Nosotros hicimos limpieza y logramos recuperar dinero vendiendo en Wallapop y grupos de empresas. También encontramos otras empresas interesadas en hacer trueques de material, lo que nos permitió renovar algunos equipos sin gastar un centavo.
Además de ser una excelente forma de reducir costes, ayuda a mantener un espacio de trabajo más ordenado y aprovechar mejor los recursos.
No subestimes el valor de lo que ya no usas, ¡seguro alguien más lo necesita!
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Reduce las reuniones innecesarias
El tiempo es dinero, y demasiadas reuniones pueden ser un enorme gasto de productividad. En nuestra empresa, decidimos establecer una regla clara: ninguna reunión sin agenda previa y todas deben ser lo más cortas posible.
Eliminamos reuniones semanales sin sentido y, en su lugar, comenzamos a utilizar más mensajes, correos y documentos compartidos. Esto nos permitió ahorrar muchas horas de trabajo a la semana y mejorar la eficiencia del equipo. También adoptamos reuniones de pie para temas rápidos, lo que evita que se alarguen innecesariamente.
¿El resultado? Menos tiempo perdido, más decisiones tomadas con rapidez y un equipo mucho más enfocado en lo que realmente importa.
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Compra reacondicionado siempre que puedas
Hay muchísimas cosas que puedes comprar reacondicionadas sin sacrificar calidad y por una fracción del precio. Nosotros equipamos toda la oficina con sillas y escritorios de segunda mano y nadie notó la diferencia.
Además, los dispositivos electrónicos reacondicionados suelen venir con garantía y funcionan igual que nuevos, pero a un costo mucho menor. Existen tiendas especializadas que venden equipos revisados y en excelente estado.
También puedes buscar oportunidades en empresas que están renovando su mobiliario o en plataformas como Back Market.
Adoptar esta estrategia nos permitió reducir gastos significativamente y, de paso, hacer una elección más sostenible para el planeta.
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Motiva a los empleados a aportar ideas de ahorro
A veces, las mejores ideas para reducir costes vienen del propio equipo.
Implementamos un sistema sencillo: cualquier empleado que sugiera una forma efectiva de ahorrar que se pueda aplicar recibe un pequeño bono o un día libre extra. Esto incentivó a todos a pensar en formas creativas de reducir gastos sin afectar la operatividad del negocio.
Gracias a esta iniciativa, encontramos soluciones que jamás se nos habrían ocurrido, como compartir herramientas con empresas vecinas, optimizar el uso de papel y electricidad, e incluso renegociar contratos con proveedores.
Además, este sistema aumentó el compromiso del equipo, ya que se sienten parte activa de la eficiencia de la empresa.
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Usa la automatización para reducir tareas repetitivas
Muchas tareas diarias pueden automatizarse con herramientas como Zapier, IFTTT o simples macros en Excel. Nosotros automatizamos procesos como la facturación, el envío de correos y el seguimiento de clientes, lo que nos ahorró horas de trabajo cada semana.
Antes, estas tareas tomaban mucho tiempo y requerían revisión manual constante. Ahora, con unos pocos clics, todo ocurre de forma automática, reduciendo errores y aumentando la eficiencia. También integramos chatbots para responder preguntas frecuentes de clientes y herramientas de programación de redes sociales.
Si tienes tareas repetitivas en tu negocio, revisa qué herramientas pueden ayudarte a optimizar el tiempo y centrarte en lo más importante: hacer crecer tu empresa.
Consejos adicionales
Además de estos trucos, hay otras formas sencillas de reducir gastos: revisar las tarifas de luz y cambiar de proveedor si es necesario, usar bancos sin comisiones, evitar gastos en papel y tinta con documentos digitales, y eliminar suscripciones que no se usan.
¡Todo suma!
No se trata de gastar menos, ¡sino de gastar mejor!
Ahorrar en una empresa no significa volverse tacaño ni recortar lo esencial: se trata de gastar de manera inteligente, eliminar lo innecesario y aprovechar mejor los recursos.
Lo mejor de todo es que, cuando empiezas a aplicar estos cambios, te das cuenta de que la empresa sigue funcionando igual (o incluso mejor), pero con más dinero disponible para lo que realmente importa.
Así que prueba algunas de estas estrategias y verás cómo tu presupuesto respira un poco más aliviado. ¡A ahorrar se ha dicho!
